Le droit à la limitation du traitement est un droit peu connu. Ainsi, nombreuses sont les entreprises qui n’ont pas mis en place des procédures adaptées pour traiter les demandes d’exercice de ce droit.
Mon Expert RGPD vous explique comment répondre à ces demandes en toute sérénité.
Qu’est-ce que le droit à la limitation du traitement ?
Lorsqu’une personne conteste l’exactitude des données utilisées ou s’oppose à ce que ses données soient traitées, elle peut vous demander de geler l’utilisation de ses données le temps que vous traitiez sa demande. Concrètement, cela signifie que vous devrez conserver ses données mais vous ne pourrez pas les utiliser pendant ce temps.
Au contraire, la personne peut vous demander de conserver certaines données même si vous souhaitiez les supprimer.
A quoi sert concrètement ce droit ?
Ce droit peut par exemple être utilisé dans les situations suivantes :
- la personne peut demander la rectification de ses données et vous demander de ne plus utiliser ses données le temps que ses données soient vérifiées et corrigées
- les images de vidéosurveillance ne peuvent être conservées qu’un mois. La personne peut ainsi vous demander de ne pas supprimer cette vidéo pour qu’elle puisse exercer ses droits dans le cadre d’une procédure
- lorsqu’une personne s’oppose à ce qu’une photo d’elle apparaisse sur les réseaux sociaux. Elle peut demander à ce qu’elle soit dépubliée dans l’attente que l’organisme vérifie la légitimité de la requête
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Dans quels cas ce droit peut-il être exercé ?
La personne peut demander la limitation du traitement dans des cas très précis :
- la personne estime que les données ne sont pas exactes. Durant le temps de vérification par l’organisme, le traitement peut être limité
- le traitement est illicite mais la personne préfère demander la limitation du traitement plutôt que l’effacement de ses données
- l’organisme n’a plus besoin de ces données mais elles sont nécessaires pour que la personne puisse exercer ses droits en justice
- la personne s’oppose au traitement car elle conteste sa légitimité. Pendant le temps nécessaire pour que l’organisme vérifie cette dernière, le traitement est limité
Comment traiter une demande de limitation de traitement ?
Répondre par écrit à la demande initiale
Le droit à la limitation du traitement s’exerce en complément d’autres droits. Vous devrez ainsi tout d’abord répondre à la demande de rectification ou d’opposition.
Vous disposez d’1 mois à compter de la réception de la demande pour y répondre. Ce délai peut être prolongé jusqu’à 3 mois en cas de demande complexe ou si elle requiert une étude plus approfondie, à condition d’en informer la personne et de lui expliquer les raisons de cette prolongation. C’est dans cette période de prolongation que la personne peut vous demander de geler ses données.
Suspendre le traitement des données
Si la personne vous demande la limitation du traitement de ses données, vous devrez suspendre l’utilisation de ses données.
Si vous avez transmis ces données à d’autres destinataires, il faudra les informer de cette demande de limitation.
Attention : si vous décidez de lever la limitation, vous devrez nécessairement en informer la personne concernée.
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Quelles sont les limites à l’exercice de ce droit ?
Dès qu’une personne demande la limitation du traitement, vous ne pourrez continuer à les utiliser que dans les cas suivants :
- si le consentement a été obtenu,
- pour l’exercice de droits en justice,
- pour la protection d’une autre personne physique ou morale,
- ou pour des motifs importants d’intérêt public de l’Union ou d’un Etat membre.
Conclusion
Même si le droit à la limitation du traitement est un droit peu connu et peu utilisé, il est toutefois nécessaire pour chaque entreprise de mettre en place une procédure claire et documentée pour traiter ce type de demande. Cela vous permettra non seulement de garantir votre conformité, mais aussi de renforcer la confiance des personnes concernées.
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