Dans le cadre de votre processus de conformité au RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données), la sécurisation des locaux où sont hébergés des données personnelles (serveurs informatiques, les dossiers, les postes de travail, équipements réseau…) est cruciale.

Cet article vous présente les mesures essentielles pour renforcer la sécurité physique de vos locaux, en accord avec les exigences du RGPD.

Protéger les locaux : une priorité pour la conformité RGPD

Imaginez : des serveurs contenant des informations sensibles accessibles à n’importe qui, des fichiers, des ordinateurs non verrouillés, papier exposés aux regards indiscrets… C’est un erreur cruciale en matière de conformité RGPD !

Mais ce n’est pas tout. Les menaces ne sont pas seulement cyber ! Incendies, inondations… Les risques physiques planent également au-dessus de vos locaux, menaçant de compromettre la sécurité de vos données. Et n’oubliez pas les visiteurs ! 

Il est donc indispensable de prendre des mesures concrètes pour contrer ces dangers. 

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Mesures de sécurité recommandées

Voilà quelques-unes des étapes simples mais efficaces à mettre en place pour renforcer la sécurité de vos locaux.

Protéger vos locaux et les accès 

Utiliser des portes verrouillées (même pour les placards), constitue une mesure de base pour restreindre les accès aux locaux sensibles, offrant une première barrière de sécurité contre les intrusions non autorisées.

Installer des alarmes anti-intrusion et les vérifier régulièrement permet de détecter rapidement toute tentative d’accès non autorisé, renforçant ainsi la sécurité des locaux et la protection des données.

Mettre en place des détecteurs de fumée et des équipements anti-incendie, et les inspecter annuellement, est important  pour prévenir les risques d’incendie et assurer la sécurité des employés ainsi que la préservation des données essentielles.

Protéger les clés et les codes d’alarme est indispensable pour garantir la sécurité des locaux. En limitant l’accès à ces éléments uniquement aux personnes autorisées, vous renforcez la sécurité de l’ensemble du système et réduisez les risques de compromission des mesures de protection.

Délimiter les périmètres “risqués”

Délimiter les zones selon les risques, notamment pour la salle contenant des données sensibles ou les serveurs, permet de mieux contrôler l’accès et de concentrer les mesures de sécurité là où elles sont le plus nécessaires, assurant ainsi une protection optimale et globale des données.

Tenir à jour une liste des personnes autorisées à accéder à chaque zone et la réviser régulièrement garantit que seuls les individus autorisés puissent entrer dans les locaux sensibles, renforçant ainsi la sécurité et assurant la conformité aux normes de protection des données.

Gérer les visites

Établir des règles et des moyens de contrôle d’accès pour les visiteurs est essentiel pour assurer la sécurité des locaux. En mettant en place des procédures claires et en fournissant des moyens de contrôle efficaces, vous limitez les risques d’accès non autorisé.

Identifiez les visiteurs : badge de visite, registre, vérification auprès des sociétés envoyant les prestataires… En matière de protection des données, mieux vaut être prudent.

Limiter l’accès des visiteurs aux zones sensibles permet de réduire les risques de divulgation involontaire d’informations sensibles. En restreignant l’accès uniquement aux zones nécessaires à leurs activités, vous renforcez la sécurité de vos données.

Accompagner les visiteurs en dehors des zones publiques garantit qu’ils ne s’aventurent pas dans des zones sensibles où ils ne sont pas autorisés. Cette mesure simple mais efficace permet de maintenir un contrôle total sur les déplacements des visiteurs et de prévenir tout incident de sécurité potentiel.

Protéger les équipements informatiques

Négliger l’entretien des infrastructures informatiques est une grave erreur à ne pas commettre. En effet, un défaut d’entretien peut entraîner des pannes imprévues, mettant ainsi en péril le bon fonctionnement de vos systèmes et la sécurité de vos données. Il est crucial de veiller régulièrement à la maintenance de vos équipements. 

Il est impératif de mettre en place des mesures de contrôle strictes pour sécuriser l’accès au réseau informatique de votre entreprise. Cela signifie que seuls les équipements qui ont été expressément autorisés doivent pouvoir  se connecter au réseau. En restreignant l’accès uniquement aux appareils autorisés, vous réduisez considérablement les risques de cyberattaques et de violations de la sécurité des données. Ce contrôle permet également de mieux gérer les ressources réseau et de garantir une performance optimale du système. En veillant à ce que seuls les appareils autorisés puissent accéder au réseau, vous renforcez la sécurité de votre infrastructure informatique et vous protégez les données confidentielles de votre entreprise contre les menaces potentielles.

Sensibiliser vos collaborateurs 

Sensibiliser les collaborateurs constitue une étape essentielle dans la sécurisation des locaux et le respect de la conformité RGPD. Il est primordial que chaque membre de l’entreprise comprenne l’importance de la sécurité des données et soit vigilant face aux menaces potentielles. Ainsi, il est recommandé d’encourager les employés à signaler tout comportement ou activité suspecte qu’ils pourraient observer dans les locaux. De plus, il est  aussi recommandé  de les sensibiliser à l’importance de respecter les procédures établies pour accéder à certains locaux ou équipements sensibles. Cela implique notamment de suivre strictement les politiques d’habilitation et de n’accorder l’accès qu’aux personnes autorisées. En favorisant une culture de la sécurité et en fournissant une formation adéquate sur les bonnes pratiques en matière de protection des données, les entreprises peuvent réduire considérablement les risques de violations de la confidentialité et garantir une conformité rigoureuse au RGPD.

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 Autres recommandations que vous pouvez également mettre en place

Vous pouvez établir un système d’enregistrement (vidéosurveillance, vidéoprotection) des accès aux locaux où sont stockées des données sensibles. Cette mesure permet de garder une trace des personnes qui entrent dans ces zones, offrant ainsi une surveillance supplémentaire et la possibilité d’identifier toute activité suspecte ou non autorisée. Mais veillez à respecter les règles applicables à ces dispositifs ! 

Il est recommandé de maintenir régulièrement à jour les permissions d’accès. Cela implique de revoir et de mettre à jour les listes des personnes autorisées à entrer dans les zones sécurisées, ainsi que de supprimer rapidement les accès des employés qui quittent l’entreprise ou dont les autorisations ne sont plus nécessaires. Cette pratique garantit que seuls les individus autorisés puissent accéder aux données, renforçant ainsi la sécurité globale de l’entreprise.

Conclusion

En mettant en œuvre des mesures de sécurité physiques et en contrôlant rigoureusement les accès, vous protégez non seulement vos locaux contre les intrusions, mais également les données qu’ils renferment. En adoptant une approche proactive et en mettant en place des mesures adaptées, vous renforcez la sécurité de vos locaux et vous vous conformez aux exigences du RGPD, assurant ainsi la protection de vos données et la pérennité de votre entreprise !