La messagerie électronique est un outil incontournable dans le quotidien professionnel. Cependant, mal gérée, elle peut devenir un véritable risque pour la sécurité des données personnelles. En tant que collaborateur, il est de votre responsabilité de respecter les consignes pour garantir la confidentialité et la sécurité des informations échangées par email.

Découvrez les bonnes pratiques à adopter pour rester conforme au RGPD.

Les enjeux de la sécurité des emails au travail

Pourquoi vos emails sont sensibles ?

Les emails professionnels contiennent souvent des informations personnelles comme :

• Les coordonnées de clients, partenaires ou collègues.
• Des données confidentielles sur les projets ou l’entreprise.
• Des documents sensibles (contrats, devis, fiches de paie, etc.).

Une mauvaise gestion ou un manque de vigilance peut entraîner des fuites de données, des cyberattaques ou des sanctions pour non-conformité au RGPD.

Les bonnes pratiques à respecter au quotidien

1. Ne pas ouvrir d’emails suspects

• Signes d’un email douteux : adresse inconnue, fautes d’orthographe, pièces jointes inattendues.
• Que faire ? : Signalez l’email à votre service informatique ou à votre supérieur. Ne cliquez jamais sur les liens ni n’ouvrez les pièces jointes.

Exemple : Vous recevez un email avec pour objet « Votre compte sera suspendu ». Avant d’agir, vérifiez l’adresse de l’expéditeur et demandez confirmation auprès de l’expéditeur légitime si nécessaire.

2. Utiliser des mots de passe robustes et personnels

• Règles à suivre :
• Minimum 12 caractères, mélangeant majuscules, minuscules, chiffres et caractères spéciaux.
• Évitez les mots simples ou des données personnelles comme votre date de naissance.
• Ne partagez jamais votre mot de passe.

Exemple : Au lieu d’un mot de passe simple comme « Entreprise2023 », préférez une phrase complexe : « JeTravail1Entreprise! ».

3. Evitez les transferts non sécurisés

• Mauvaise pratique : Transférer des informations sensibles à une adresse personnelle ou inconnue.
• Bonne pratique : Utilisez uniquement votre messagerie professionnelle pour les échanges liés à votre travail.

Exemple : Plutôt que de transférer un contrat à votre adresse personnelle pour le lire chez vous, connectez-vous directement à la messagerie professionnelle sécurisée.

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4. Vérifiez les destinataires avant d’envoyer un email

• Erreur courante : Ajouter par inadvertance une mauvaise adresse dans les destinataires.
• Solution : Relisez attentivement la liste des destinataires avant d’envoyer un email, surtout si celui-ci contient des informations sensibles.

Exemple : Avant d’envoyer un document confidentiel, assurez-vous de ne pas avoir ajouté un destinataire externe par erreur.

5. Utilisez la copie cachée (Cci) pour les envois multiples

• Problème : Mettre plusieurs adresses en « À » ou « Cc » révèle les emails à tous les destinataires.
• Bonne pratique : Utilisez « Cci » pour protéger la confidentialité des adresses.

Exemple : Lorsque vous envoyez une invitation à un événement à plusieurs clients, mettez leurs adresses en « Cci » pour qu’elles restent confidentielles.

6. Ne téléchargez que les pièces jointes nécessaires

• Risque : Les pièces jointes peuvent contenir des virus ou des malwares.
• Conseil : Téléchargez uniquement les pièces jointes provenant de sources fiables et nécessaires à votre travail.

Exemple : Un fournisseur vous envoie une facture inattendue avec une pièce jointe nommée « urgent_facture.zip ». Contactez-le avant de l’ouvrir pour vérifier son authenticité.

7. Archivez ou supprimez les emails inutiles

• Pourquoi ? : Les emails inutiles peuvent contenir des données personnelles ou confidentielles qui n’ont plus à être stockées.
• Que faire ? : Supprimez les emails obsolètes ou archivez ceux qui doivent être conservés dans un espace sécurisé.

Exemple : Après la fin d’un projet, supprimez les échanges qui ne sont plus nécessaires et archivez les contrats dans le système prévu par votre entreprise.

Les erreurs à éviter à tout prix

• Utiliser un email personnel pour le travail : Tous les échanges doivent rester sur votre messagerie professionnelle.
• Partager vos accès avec un collègue : Chaque collaborateur doit utiliser son propre compte pour assurer la traçabilité.
• Ignorer les mises à jour des logiciels : Elles corrigent souvent des failles de sécurité.

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Ce que vous devez retenir

En tant que collaborateur, vous êtes un maillon clé de la sécurité des emails de votre entreprise. Respecter ces bonnes pratiques permet :

• De protéger les données personnelles et la confidentialité des échanges.
• D’éviter des incidents de sécurité pouvant engager la responsabilité de l’entreprise.
• De contribuer au respect des exigences du RGPD.

En appliquant ces consignes, vous participez activement à la sécurité et à la conformité de votre organisation. Adoptez-les dès aujourd’hui et soyez vigilant à chaque email que vous recevez ou envoyez !