Depuis l’entrée en application du RGPD, le traitement des demandes d’exercice de droits est devenu un impératif pour toutes les entreprises, peu importe leur taille. 

Pour les TPE/PME, qui peuvent parfois se sentir dépassées par le RGPD et ses implications, il est essentiel de comprendre en quoi consistent ces demandes et comment les gérer efficacement pour être en conformité et surtout éviter les sanctions.

Qu’est-ce que c’est une demande d’exercice de droit ? 

Les demandes de droits, également appelées demandes d’exercice des droits des personnes, sont des requêtes formulées par tout  individu auprès de tout organisme susceptible de détenir certaines ou toutes ses  données personnelles. 

Ces droits énumérés par le RGPD sont les suivants:

• Le droit d’opposition permet à un individu de s’opposer à certaines utilisations de ses données personnelles par les entreprises. Par exemple, un utilisateur peut demander à ne plus recevoir de courriels promotionnels d’une entreprise en exerçant son droit d’opposition.

• Le droit d’accès, qui permet à un individu de demander l’accès à ses données personnelles détenues par une entreprise ou une organisation. Par exemple, un ancien salarié pourrait souhaiter accéder à ses données personnelles dans le cadre d’un contentieux lié à son emploi précédent.

• Le droit de rectification permet à un individu de demander la correction de données personnelles inexactes ou incomplètes. Par exemple, un client peut demander la correction de son adresse postale ou de son numéro de téléphone dans les registres d’une entreprise.

• Le droit à l’effacement, également connu sous le nom de « droit à l’oubli », permet à un individu de demander la suppression de ses données personnelles par une entreprise ou une organisation. Par exemple, un ancien client peut demander la suppression de son historique de commande ou de ses informations de contact de la base de données d’une entreprise.

• Le droit de limitation du traitement permet à un individu de restreindre l’utilisation de ses données personnelles par une entreprise ou une organisation. Par exemple, un client peut demander à ce que ses données personnelles ne soient plus utilisées pour des opérations de marketing ciblé.

• Enfin, le droit à la portabilité des données permet à un individu de récupérer et de transférer ses données personnelles d’un service à un autre. Ce droit est particulièrement pertinent pour les entreprises qui proposent des logiciels en tant que service (SaaS), où les utilisateurs peuvent souhaiter transférer leurs données vers un autre fournisseur de services.

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Voilà ce que vous devez connaître pour traiter les demandes de droit en toute conformité : 

Faciliter l’exercice des demandes de droits

Une obligation, selon l’article 12 du RGPD

L’obligation de faciliter l’exercice des droits implique que les entreprises doivent rendre le processus aussi simple et intuitif que possible pour les individus. Cela peut inclure la mise en place de divers canaux de communication, tels que des adresses e-mail dédiées, des formulaires en ligne ou des courriers postaux.

Notre conseil : Utiliser un formulaire en ligne

Bien qu’il ne soit pas obligatoire, l’utilisation d’un formulaire en ligne peut grandement simplifier le processus pour les individus et pour l’entreprise elle-même. Un formulaire bien conçu peut permettre de recueillir toutes les informations nécessaires de manière structurée et de faciliter le traitement de la demande. Assurez-vous que ce formulaire est facilement accessible sur votre site web et que les instructions pour son utilisation sont claires et compréhensibles.

Utiliser un formulaire c’est : 

• Simplicité d’usage : Un formulaire en ligne offre une interface centralisée et intuitive, ce qui permet à la personne concernée de soumettre sa demande rapidement et facilement, sans avoir besoin de rédiger un e-mail ou certaines informations pourraient être manquantes.

• Gestion simplifiée : Pour l’entreprise, un formulaire en ligne permet de collecter les informations de manière structurée, ce qui facilite le traitement ultérieur de la demande et réduit le risque d’erreurs ou d’omissions.

• Traçabilité : En utilisant un formulaire en ligne, chaque demande est enregistrée de manière électronique, ce qui permet de suivre son état de traitement et de garantir sa conformité avec les délais légaux.

Respecter les délais de traitement

Règle n°1 : Répondre dans un délai d’un mois  

 L’une des principales obligations des entreprises est de répondre aux demandes de droit dans un délai maximum d’un mois à compter de la réception de la demande. Si la demande est incomplète, le responsable du fichier est en droit de demander des compléments : le délai est alors suspendu et court à nouveau une fois ces éléments fournis.

Règle n°2 : Possibilité de prolonger une fois pour deux mois supplémentaires  

 En cas de complexité de la demande ou de grand nombre de demandes reçues, il est possible de prolonger le délai de traitement une fois, pour une durée maximale de deux mois supplémentaires. Cependant, même en cas de prolongation, il est impératif de fournir une réponse temporaire dans le délai initial d’un mois pour informer l’individu du traitement en cours.

Règle n°3 : Répondre  

Attention ! Même dans les cas où il n’est pas possible de traiter une demande conformément aux droits de l’individu, comme lorsqu’une obligation légale impose à une entreprise de conserver certains documents, il est impératif de répondre à la demande. Dans de telles situations, l’entreprise doit fournir une explication claire à la personne concernée, expliquant les raisons pour lesquelles la demande ne peut être satisfaite. 

Qu’est-ce que je risque en ne traitant pas mes demandes de droit ? 

Le non traitement des demandes de droit  ou le non-respect des délais, peut avoir des conséquences graves pour les entreprises, tant sur le plan légal que sur leur réputationnel.

En effet, chaque demande de droit non traitée représente un risque potentiel de plainte auprès de l’autorité de contrôle compétente (la CNIL en France).

Voici les principales conséquences auxquelles les entreprises peuvent être confrontées en cas de non-respect des demandes de droit :

1. Plainte auprès de l’autorité de contrôle : Lorsqu’un individu estime que son droit en matière de protection des données n’a pas été respecté en raison du non-traitement de sa demande de droit, il a le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle compétente, comme la CNIL en France. C’est très facile en ligne sur le site de la CNIL.

2. Ne croyez pas que les plaintes restent lettre morte ! Pour la seconde année consécutive, la CNIL a traité 100% des plaintes qui lui ont été adressées !  Et sur près de 16 000 plaintes, près de ⅓ concernent un problème lié à l’exercice d’un droit.* 

On en parle dans cet article : Rapport d’activité annuel de la CNIL en 2024 : ce qu’il faut retenir.

3. Contrôle et enquête de la CNIL : les plaintes des particuliers sont l’un des facteurs principaux de déclenchement d’enquêtes et de contrôle de la CNIL. Ces contrôles peuvent comprendre des audits, des inspections sur site et des demandes de documentation et ils ne se borneront pas à vérifier l’exercice des demandes de droits des personnes mais  évalueront  la conformité de l’entreprise sur tous les points du RGPD.

4. Mise en demeure et sanctions : Si l’entreprise ne répond pas aux demandes de  la CNIL ou que celle-ci constate des manquements graves ou répétés aux obligations de protection des données, elle peut adresser à l’entreprise une mise en demeure formelle, l’obligeant à se conformer à la réglementation dans un délai déterminé éventuellement sous astreinte.

 En cas de non-respect de la mise en demeure, l’entreprise s’expose à des sanctions financières pouvant atteindre plusieurs millions d’euros, en fonction de la gravité des manquements et de la taille de l’entreprise.

Attention : n’oubliez jamais que les décisions de sanction de la CNIL peuvent être publiées ce qui peut gravement nuire à la réputation de l’entreprise !

Face à ces risques, il est essentiel pour les entreprises de traiter les demandes de droit avec réactivité et sérieux. 

Conseil : Soyez réactifs ! 

Les délais doivent être respectés et les réponses doivent être transparentes et complètes.

Il est donc crucial pour les entreprises de mettre en place des processus efficaces pour garantir le traitement rapide et adéquat de ces demandes.

Établir un processus interne efficace

• Formez le personnel à la gestion des demandes de droit : assurez-vous que votre personnel est formé et conscient des procédures à suivre pour traiter les demandes de droit de manière appropriée.

• Mettez en place des systèmes de suivi des demandes : utilisez des outils de suivi des demandes pour garantir que chaque demande est enregistrée, suivie et traitée dans les délais impartis.

• Sensibilisez à l’importance de la protection des données personnelles : sensibilisez l’ensemble de votre organisation à l’importance de la protection des données personnelles et à la conformité aux réglementations en vigueur.

Conclusion

En conclusion, le traitement des demandes de droit est un élément crucial de la conformité des entreprises. En comprenant les exigences légales, en respectant les délais de traitement et en mettant en place des processus internes efficaces, les entreprises peuvent non seulement éviter les sanctions, mais aussi renforcer la confiance de leurs clients  dans la gestion de leurs données personnelles.