Corriger une erreur d’adresse ou une faute dans une date de naissance peut sembler banal. Pourtant, c’est un droit fondamental pour chaque personne. Pour une entreprise, bien gérer ces demandes n’est pas seulement une question de conformité c’est aussi un gage de confiance envers vos clients et prospects. Mon Expert RGPD revient donc sur ce droit essentiel afin de vous aider à traiter vos demandes d’exercice du droit de rectification. 

Qu’est-ce que le droit de rectification ? 

Le droit de rectification permet de corriger des informations inexactes (numéro de téléphone, adresse postale, âge etc.) ou de compléter des données (adresse sans le numéro de l’appartement par exemple). 

Quelles sont les applications concrètes du droit de rectification ? 

Le droit de rectification peut être utilisé dans diverses situations. Par exemple : 

• une erreur dans un formulaire pouvant porter préjudice à une personne (montant de revenus erroné dans la déclaration d’impôts, mauvais diplôme renseigné dans un CV etc.)
• mise à jour de l’adresse postale en cas de déménagement afin que la personne puisse recevoir des colis à sa nouvelle adresse 
• en cas de compte bloqué sur un réseau social ou autre service en ligne parce que la personne s’est trompée en renseignant son année de naissance

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Comment traiter les demandes d’exercice de ce droit ? 

1 – Mentionner vos coordonnées  

Il est tout d’abord nécessaire que vous mentionniez vos coordonnées afin que les personnes concernées puissent exercer ce droit. Vous pourrez par exemple les indiquer dans votre politique de confidentialité sur votre site internet, en précisant la personne à contacter ainsi que les moyens pour exercer ce droit (formulaire, adresse mail, bouton de téléchargement etc.). 

2 – Répondre par écrit à la demande de la personne  

Dès que vous recevez une demande, Il est conseillé d’informer la personne que celle-ci a bien été reçue et qu’elle est en cours de traitement. Vous disposez ensuite d’1 mois à compter de la réception de la demande pour y répondre. Ce délai peut être prolongé jusqu’à 3 mois en cas de demande complexe, à condition d’en informer la personne et de lui expliquer les raisons de cette prolongation. 

En cas de doute sur l’identité de la personne, vous pouvez lui demander de fournir des documents supplémentaires afin de prouver son identité (telle qu’une copie de sa carte d’identité). Toutefois, vous ne pouvez pas demander des pièces abusives, non pertinentes et disproportionnées par rapport à la demande. Ainsi, vous ne pourrez par exemple pas demander une copie de la pièce d’identité si la personne concernée a réalisé sa demande depuis un espace où elle est authentifiée. 

3 – Procéder aux modifications demandées et informer des actions prises 

Il s’agit ensuite d’effectuer les modifications demandées et d’informer la personne des actions que vous avez prises. 

N’oubliez par ailleurs pas d’informer les autres destinataires des données (comme les partenaires commerciaux par exemple) des modifications effectuées. 

4 – Documenter les demandes reçues

Il est également important de documenter chaque étape du traitement de la demande, notamment en cas de contrôle de la CNIL. Vous pouvez ainsi consigner toutes ces informations dans un registre de demandes de droit. 

Quelles sont les limites de ce droit ? 

Le droit de rectification ne concerne pas les traitements littéraires, artistiques et journalistiques. 

Par ailleurs, pour les fichiers de police, de gendarmerie, de renseignement, FICOBA, la CNIL vous contactera directement pour procéder à des modifications. 

En cas de décès, les héritiers peuvent aussi vous demander de mettre à jour les données du défunt. 

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Conclusion 

Le droit de rectification est donc un droit fondamental prévu par le RGPD. Pour traiter efficacement les demandes que vous recevez, il est ainsi recommandé d’adopter une approche rigoureuse et transparente. Il s’agit de mettre en place des procédures claires permettant aux personnes concernées de corriger ou compléter leurs données. Cela implique d’indiquer vos coordonnées dans un support accessible, de traiter rapidement les demandes reçues en informant vos clients tout au long du traitement de celles-ci.