De nombreuses structures sont affectées chaque année par des violations de données. Au vu des risques engendrés par ces violations, tant pour les entreprises concernées que pour les citoyens, il est primordial pour tous les organismes traitant des données personnelles de mettre en place des mesures préventives et de réagir efficacement en cas de violation.

Quelles sont les différentes étapes en cas de violation de données ? Quelles actions mettre en place pour limiter les risques et assurer une protection adéquate des données ? On vous explique tout !

La notion de violations de données personnelles

Avant d’examiner la procédure à suivre, il est nécessaire de comprendre ce qu’est une violation de données personnelles et pourquoi il est important pour les structures de prendre au sérieux une telle éventualité.

Qu’est-ce qu’une violation de données ?

Une violation de données est tout incident de sécurité qui compromet l’intégrité, la confidentialité ou la disponibilité de données personnelles.

Il existe à ce titre 3 types de violations de données :

• Une violation d’intégrité : dans cette hypothèse, des altérations ou modifications ont été réalisées. C’est par exemple le cas si un individu parvient à accéder à une base de données scolaires et modifie les résultats obtenus par les élèves
• Une violation de confidentialité : c’est une divulgation ou un accès à des données à caractère personnel.
• Une violation de disponibilité : des données personnelles ont été détruites ou perdues. Il y aura ainsi une violation de disponibilité des données en cas de perte d’une clé USB contenant une copie de la base clients d’une société

Ces violations peuvent être dues à une erreur humaine, un acte malveillant, une défaillance technique ou toute autre circonstance qui compromet la sécurité des données.

Pour en savoir plus sur les principaux types de violations de données, le Comité européen de la protection des données a publié des exemples de violations.

Quelles conséquences en cas de violation ?

Une violation de données peut avoir de lourdes conséquences pour une entreprise : perte du patrimoine informationnel de l’entreprise, fuite de données confidentielles, amendes, perte de confiance des clients et des partenaires pour n’en citer que quelques-unes. Il est donc primordial pour les TPE et PME de se préparer afin de pouvoir réagir efficacement en cas de violation.

Anticipation de la violation

Plusieurs mesures peuvent être mises en œuvre en amont afin de prévenir et de limiter les impacts de la violation.

Désignation d’un Délégué à la Protection des Données (DPO)

Même si toutes les structures ne sont pas tenues de désigner un DPO, il est fortement recommandé d’en nommer un. Celui-ci pourra en effet non seulement vous aider dans la mise en conformité de votre structure mais aussi vous accompagner afin de réagir rapidement en cas de violation de données.

Établissement de procédures internes

Des procédures doivent être élaborées en interne afin de détailler les modalités d’alerte en cas de violation, leur traitement ainsi que les actions à adopter.

Mise en place de mesures organisationnelles et techniques

Des mesures organisationnelles et techniques peuvent être mises en place avant toute violation de données.

En ce qui concerne les mesures techniques, il est fortement conseillé d’homologuer vos systèmes d’information (SI). Cela permettra d’attester que vos SI assurent un certain niveau de protection des informations. Effectuez par ailleurs des analyses de risques régulières afin de minimiser les risques.

Pour les mesures organisationnelles, il s’agira de former et de sensibiliser le personnel afin qu’il puisse reconnaitre et signaler les incidents.

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Évaluation de la violation de données

En cas de violation, il faudra tout d’abord identifier sa source. Il s’agira ainsi d’analyser si la violation est due à une faille interne ou à celle d’un prestataire par exemple. C’est la raison pour laquelle cette étape doit être réalisée avec les différents acteurs concernés.

Le partenaire concerné ou le service concerné devront immédiatement être informés afin d’analyser la violation et de déterminer les mesures prioritaires. Le DPO de votre structure ou la personne désignée devra également être contacté avant de prendre quelque mesure que ce soit.

Il s’agira d’analyser rapidement la nature de la violation, les données compromises et les conséquences potentielles pour les personnes concernées. Vous pourrez documenter ces différents éléments dans un questionnaire qui aura préalablement été créé en interne. Celui-ci devra contenir ces informations :

• Date de la violation
• Date de découverte de la violation
• Personne ayant eu connaissance de la violation de données
• Source de l’information sur la violation de données
• Nature de la violation : violation d’intégrité, violation de confidentialité, violation de disponibilité
• Type de violation : altération illégale, destruction illégale, accès non autorisé, vol de données etc.
• Support de la violation
• Traitement de données concerné : collecte, extraction, conservation etc.
• Volume de données atteintes
• Données personnelles concernées
• Pays de stockage des données

Notification de la violation

La violation doit être notifiée dans les 72h à la CNIL si elle est susceptible d’engendrer des risques aux droits et libertés des personnes concernées.

Les personnes concernées doivent aussi être notifiées sans délai de la violation si celle-ci est susceptible d’engendrer un risque élevé à leurs droits et libertés. 

Quels éléments doit-elle contenir ?

La notification à la CNIL doit contenir au minimum ces éléments :

• la nature de la violation
• les catégories et le nombre de personnes concernées
• les conséquences probables de la violation
• les mesures prises ou proposées pour remédier à la violation

En ce qui concerne la notification aux personnes concernées en cas de risque élevé pour les droits et libertés des individus, elle doit contenir les mêmes éléments que la notification à la CNIL. Toutefois, elle devra être claire et facile à comprendre. Elle devra par ailleurs être accompagnée de :

• Conseils afin que les personnes concernées puissent limiter l’impact de la violation (changement de mot de passe par exemple)
• Mesures que l’entreprise est prête à mettre en œuvre pour les assister
• Coordonnées leur permettant de contacter l’entreprise

Existe-t-il des exceptions à la notification ?

En cas de violation ayant un risque élevé sur les droits et libertés des personnes concernées, il existe des exceptions à l’obligation d’informer ces personnes :

• les données sont incompréhensibles pour toute personne n’ayant pas le droit d’y accéder
• Des mesures ont été prises pour éliminer tout risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées.
• Informer individuellement les personnes concernées demanderait des efforts excessifs

Il sera toutefois toujours nécessaire de notifier la CNIL. En cas de doute, lors de la notification, la CNIL vous indiquera si vous êtes bien dans le champ de l’une de ces 3 exceptions et vous communiquera si vous devez notifier ou non les personnes concernées par la violation.   

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Mise en place de mesures correctrices

Une violation de données est l’occasion de renforcer le système de sécurité de votre structure. A ce titre, il faudra identifier les failles de sécurité ayant conduit à la violation et y remédier rapidement. Cela pourra notamment impliquer :

• des mises à jour logicielles
• des changements de mots de passe
• une meilleure sensibilisation et formation du personnel
• des chiffrements de données sensibles
• la segmentation du réseau pour éviter que les attaques se propagent
• des sauvegardes régulières  

De plus, après une violation, il est primordial de revoir et d’adapter les politiques de sécurité des données et les procédures internes pour prévenir de futurs incidents.

Documentation de la violation

Chaque violation de données doit être documentée dans votre registre des violations, et ce, quel soit le niveau de risque engendré par la violation. Ainsi, même si une violation n’a pas été notifiée à la CNIL et aux personnes concernées, elle devra être inscrite dans ce registre.

Suite à chaque violation, il s’agira de mentionner plusieurs éléments dans ce registre :

• la nature de la violation
• les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées
• les conséquences probables de la violation
• les actions prises pour faire face à la violation et, le cas échéant, pour limiter les conséquences de la violation
• les leçons tirées et les mesures de prévention futures

Par ailleurs, si la violation n’a pas été notifiée, il faudra expliquer les raisons ayant conduit à cette absence de notification.

Suivi de la violation

Les incidents passés permettent d’améliorer continuellement votre stratégie de gestion des violations de données. Procédez à des audits réguliers et mettez à jour vos pratiques de sécurité en fonction des nouvelles menaces et technologies.

Conclusion

Face aux risques engendrés par les violations de données, il est essentiel pour chaque organisation d’instaurer des mesures adaptées. En mettant en place une stratégie rigoureuse, reposant sur des actions préventives solides, une réaction rapide en cas d’incident et une documentation rigoureuse, les entreprises peuvent réduire considérablement les risques. La désignation d’un DPO, bien que non obligatoire pour toutes les structures, s’avère un atout majeur pour assurer la conformité et gérer efficacement les violations éventuelles.

Adopter une approche proactive et bien structurée n’est pas qu’une obligation légale : c’est aussi une opportunité stratégique pour renforcer la sécurité des données, améliorer les processus internes et assurer la pérennité de l’entreprise face aux cybermenaces croissantes.