Article 18 - Conservation des documents

Explication de l’article

L’article 18 de l’IA Act impose aux fournisseurs de systèmes d’IA à haut risque une obligation stricte de conservation des documents pendant une durée minimale de dix ans à compter de la mise sur le marché ou de la mise en service du système.

L’objectif central de cette disposition est d’assurer une traçabilité durable, permettant aux autorités compétentes de vérifier, même longtemps après la mise en circulation, que le système respectait bien les exigences du règlement au moment de son déploiement.

Cette obligation s’inscrit dans une logique de responsabilisation à long terme : la conformité ne doit pas être démontrée uniquement au moment de la mise sur le marché, mais pouvoir être prouvée a posteriori, notamment en cas d’incident, de plainte, de contrôle administratif ou de litige judiciaire.

L’article 18 impose la conservation pendant 10 ans des éléments suivants :

La documentation technique (prévue à l’article 11), décrivant le fonctionnement, la conception et les limites du système d’IA.
La documentation relative au système de gestion de la qualité (article 17).
Les journaux et enregistrements pertinents (article 12), permettant de retracer le fonctionnement effectif du système.
Les déclarations de conformité UE, prouvant que le système respecte l’AI Act.
Les informations nécessaires à l’identification du système et de ses versions, notamment en cas de mise à jour ou de modification.

Ces documents doivent être tenus à disposition des autorités compétentes, sur demande, dans un délai raisonnable.

Notions clés à comprendre

Conservation des documents
Obligation de garder l’ensemble des documents prouvant la conformité du système pendant une période déterminée (10 ans).

Documentation technique
Ensemble des documents décrivant le fonctionnement, l’architecture, les données, les risques et les mesures de conformité du système d’IA.

Traçabilité
Capacité à retracer l’historique du système, ses versions successives, ses mises à jour et ses décisions.

Responsabilité (accountability)
Principe selon lequel le fournisseur doit être en mesure de démontrer à tout moment qu’il respecte le règlement.

Continuité de l’information
Obligation d’assurer l’accès aux documents même en cas de cessation d’activité, fusion ou changement d’entité responsable.

Exemple pratique

Une entreprise développe un système d’IA évaluant la solvabilité des clients pour l’octroi de crédits bancaires.

Application de l’article 18 :

Elle doit conserver pendant 10 ans la documentation technique du système (modèles utilisés, données d’entraînement, critères d’évaluation).

Elle doit archiver les versions successives de l’algorithme et les modifications apportées.

En cas de plainte d’un client ou de contrôle par l’autorité compétente, elle doit être capable de reconstituer le fonctionnement exact du système au moment de la décision contestée.

Si l’entreprise cesse son activité, les documents doivent être transmis à une autorité ou à un tiers désigné.

Sans cette conservation, il serait impossible d’évaluer si le système respectait réellement les exigences de l’AI Act.

Vous ne savez pas combien de temps et comment conserver la documentation de votre IA ?

L’article 18 impose la conservation pendant 10 ans des documents techniques et d’évaluation de conformité.

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Texte original de l’IA Act

Article 18 – Conservation des documents

1. Pendant une période prenant fin 10 ans après la mise sur le marché ou la mise en service du système d’IA à haut risque, le fournisseur tient à la disposition des autorités nationales compétentes:

a)	la documentation technique visée à l’article 11;

b)	la documentation concernant le système de gestion de la qualité visé à l’article 17;

c)	la documentation concernant les modifications approuvées par les organismes notifiés, le cas échéant;

d)	les décisions et autres documents émis par les organismes notifiés, le cas échéant;

e)	la déclaration UE de conformité visée à l’article 47.

2. Chaque État membre détermine les conditions dans lesquelles la documentation visée au paragraphe 1 reste à la disposition des autorités nationales compétentes pendant la période indiquée audit paragraphe dans le cas où un fournisseur ou son mandataire établi sur son territoire fait faillite ou met un terme à ses activités avant la fin de cette période.

3. Si les fournisseurs sont des établissements financiers soumis à des exigences relatives à leur gouvernance, à leurs dispositifs ou à leurs processus internes prévues par la législation de l’Union sur les services financiers, ils tiennent à jour la documentation technique dans le cadre de la documentation conservée en vertu de la législation pertinente de l’Union sur les services financiers.

Perspectives avec d’autres textes

Perspective européenne

Règlement IA – Article 18

L’article 18 s’inscrit dans la logique globale de gouvernance du règlement en garantissant que les obligations prévues aux articles 8 à 17 restent vérifiables dans le temps.

Perspective française

Le droit français impose déjà des obligations de conservation documentaire dans plusieurs domaines (droit de la consommation, droit financier, conformité RGPD).
L’article 18 s’inscrit dans cette logique en l’étendant aux systèmes d’IA à haut risque.

CNIL – Documentation et traçabilité

La CNIL rappelle régulièrement que l’absence de documentation constitue en soi un manquement à la conformité, notamment lorsque des décisions automatisées affectent les droits des personnes.

Conserver correctement vos documents IA peut sembler complexe. L’équipe de DPO externe de Mon Expert RGPD vous accompagne.

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